A importância da gramática para escrever e-mails em Inglês

Introdução

E-mail não é Whatsapp!

Óbvio? Nem tanto.

Em tempos de mensagens instantâneas no Whatsapp, Telegram, Direct Message, e Slack escrever e-mails parece algo ultrapassado… mas não!

No mundo dos negócios, e-mails ainda são bem comuns e você deve saber escrever um quando estiver no mercado de trabalho.

As mensagens instantâneas permitem uma maior informalidade entre os envolvidos, principalmente ao se relacionar com pessoas próximas. Entretanto, ao conversar com colegas de trabalho (ou seu chefe!), sua forma de escrever já altera um pouco, afinal, não está falando com um amiguinho para ter tanta informalidade!

Muitas pessoas não percebem o tom que usam ao se comunicar por mensagens no celular, transferindo esse comportamento aos e-mails corporativos.

Erros ortográficos e gramática, ausência de assunto, gírias, ausência de despedida… tudo isso e outros pontos passam uma impressão bem negativa em um e-mail de trabalho.

Acredite: podemos cometer esses erros sem perceber simplesmente pela força do hábito. São detalhes, mas podem impactar a imagem profissional que tentamos construir.

Além disso, alguns costumes que nós, brasileiro, temos devem ser evitados ao se dirigir a um estrangeiro devido a diferença cultural. Não saber desse detalhe pode lhe custar um cliente!

Por isso, nesse artigo vou te contar como usar a gramática ao seu favor para passar uma impressão profissional que exale credibilidade ao escrever um e-mail em inglês!

1. Seja claro

Clareza é fundamental em qualquer tipo de comunicação.

Quem nunca se deparou com uma prova nos tempos de colégio e ficou em dúvida em relação a uma questão por conta do jeito que ela foi escrita?

Ambiguidades devem ser evitadas a qualquer custo numa escrita de e-mail, principalmente se estiver solicitando alguma coisa.

Portanto, evite ficar "enrolando" muito no corpo da mensagem. Foque no que precisa, deixando apenas o que importa sob os holofotes.

Pode ser tentador ficarmos dando voltas na conversa para só no final fazermos um pedido, como se fosse ofensivo ou deselegante pedir algo a alguém.

No Inglês, ainda mais em um e-mail corporativo, ser direto acaba sendo mais agradável do que ficar escrevendo desnecessariamente apenas para chegar numa pergunta (mas sem perder a educação, claro!).

Portanto, se precisa apenas solicitar um relatório, não precisa ficar contando a história toda. Evite irritar seu destinatário com uma pré-novela a cada pergunta e/ou requisição.

2. Se atente ao tom da escrita

Se expressar por mensagens pode ser desafiador, mas não é impossível! Quantas vezes você já interpretou (ou foi interpretado) errado ao receber uma mensagem de um amigo?

Como ter certeza do tom de voz e da intenção quando temos apenas textos, sem emojis nem entonações típicas de uma comunicação oral?

No Inglês isso também pode acontecer.

Ao solicitar algum serviço ou documento por e-mail, pense na mesma estrutura que você usaria ao fazer um pedido em um restaurante: em vez de apenas falar que "I want the last report...", use "I would like the last report..."

O "would" pode lhe ajudar a demonstrar respeito ao fazer pedidos, pois não passa a intenção que está exigindo num sentindo ríspido.

Os modal verbs também são bem úteis para essa função, mas evite o "can"; há outros que suavizam seu pedido sem parecer uma ordem, fora que vai mostrar seu conhecimento no Inglês em vez de se limitar apenas ao "can".

Alguns exemplos do "would" e modal verbs para você usar:

— May you send me the last report, please?

— You might send the document until Thursday.

— I would appreciate your help in...

— I would like to know if you may send me the report about the sales.

Parecem detalhes pequenos, mas pode ter certeza que eles vão trazer muito mais cordialidade em seus e-mails.

3. Evite contrações e gírias

Lembre-se: linguagem escrita não é linguagem falada!

Assim como você não escreveria "'cê pode me enviar o documento?" ou "'O projeto 'tá indo conforme o planejado", ao escrever um e-mail em inglês, evite as contrações!

Escreva as frases com as palavras completas, pois isso transparece uma maior formalidade e domínio do idioma, que é tudo o que queremos no ambiente corporativo.

Gírias também devem ser evitadas à todo custo!

Em um texto formal, elas causam uma impressão de imaturidade, e não é isso que você deseja. Pode ser muito legal usar gírias no dia-a-dia, falando de forma mais descontraída. Porém, deixe isso apenas para conversar com seus amigos!

Essa linguagem coloquial aplicada às pessoas com quem não tem intimidade pode aparentar que você está se dando uma liberdade que não existe, como se fosse muito próximo a elas. Além de mal-educado, você ainda pode sair como inconveniente.

Lembre-se que o ambiente corporativo é mais conservador. Logo, o e-mail de trabalho preza pela gramática convencional.

Não deixe que as pessoas pensem que você só sabe falar como um adolescente!

Veja alguns exemplos de como você pode escrever:

Em vez de:	Aposte em:
I'm the sales manager of the organization and I'll assist you with your request.	I am the sales manager of the organization and I will assist you with your request.
The project must be delivered by Thursday and we can't delay it	The project must be delivered by Thursday and we cannot delay it
What's up?	I hope you are well.
XOXO	Thank you for your time.

4. Saudações

A regra é clara: sempre cumprimente a pessoa ao iniciar uma conversa.

Ao entrar na sala do chefe ou encontrar alguém no corredor pela primeira vez no dia, você o cumprimenta antes de dizer o que precisa, não é? No e-mail isso também vale!

Inicie seu e-mail cumprimentando o destinatário, nunca com apenas o corpo da mensagem.

A saudação mais usada para começar um e-mail é o"Dear,..." seguido do pronome de tratamento (Mr ou Mrs.) e sobrenome da pessoa.

Aqui no Brasil é normal nos dirigirmos às pessoas pelo primeiro nome. Até mesmo ao nos apresentarmos pela primeira vez à alguém usamos o nome. Após um tempo (que nem sempre é longo), o nome acaba se reduzindo a apelidos, e geralmente não nos importamos com isso.

Em diversos países do exterior, por outro lado, não tratamos as pessoas pelo primeiro nome igual no Brasil, pois isso demonstra uma profunda intimidade (ou até que você deseja ser mais íntimo e está forçando a isso).

Em muitos países asiáticos, por exemplo, o uso do nome fica mais restrito a familiares e pessoas muito próximas, como noivos. Assim, ser chamado pelo primeiro nome por um desconhecido causa um grande desconforto para eles.

Por isso, seja para falar com alguém ou até se apresentar, sempre use o sobrenome! Evite o transtorno de passar uma intenção errada!

Exemplos:

— "Dear, Mr. Silva."

— "Dear, Mrs. Salles."

Caso não tenha certeza quem irá receber o e-mail, você pode usar "To whom it may concern".

Prefira deixar o "Hi" ou "Hello" apenas para aqueles com quem for próximo de você ou quando já fez um primeiro contato. Mas não esqueça de manter o uso do sobrenome!

5. Encerre seu e-mail com respeito

O final de um e-mail também exige uma despedida apropriada.

Nunca finalize abruptamente seu e-mail sem falar nada, pois isso pode ser interpretado como desleixo, desrespeito ou falta de conhecimento.

Após escrever o seu e-mail, você pode finalizar com:

— "Best regards,"

— "Yours sincerely,"

— "Respectfully yours,"

— I look forward to your response.

— Thank you for your time and assistance.

Após a despedida, é de bom tom colocar seu nome e sobrenome, cargo e contato. Aqui, vale a mesma regra da saudação: evite colocar apenas seu primeiro nome, a não ser que você tenha uma grande proximidade com a pessoa.

Veja alguns exemplos de como ficaria:

Dear Mr. Eastwood,

[corpo da mensagem]

Best regards,

Fulana Silva.

Project Manager

fulanasilva@nomedaempresa.com.br

55+ (11)123.456.789

Conclusão

E-mails profissionais devem ser escritos seguindo a norma culta do idioma, principalmente ao se direcionar a alguém mais velho, de hierarquia mais alta ou que você não tenha proximidade.

A escrita formal transmite maior profissionalismo e credibilidade, pois demonstra conhecimento e respeito entre os envolvidos.

Contrações e, principalmente, gírias devem ser evitadas à qualquer custo! Aproveite isso como oportunidade de expandir seu vocabulário buscando por palavras novas que sejam mais formais do que as utilizadas no dia-a-dia.

Sempre faça uma saudação e uma finalização apropriada a cada e-mail para não parecer que o escreveu na pressa ou que não tem consideração pela pessoa. O tom de seu e-mail deve ser o mesmo do início ao fim.

Finalmente, se dirija a pessoa sempre com pronomes de tratamentos (Mr. ou Mrs.) e citando o sobrenome da pessoa, caso contrário, vai parecer que você tem uma grande intimidade com ela e não a respeita.

Embora tenham essas "regras", escrever um e-mail não é tão complicado quanto parece!

Treine a escrita simulando e-mails para departamentos diferentes e analise os e-mails formais que receber para aumentar ainda mais seu repertório de Inglês.

Com a prática, logo estará escrevendo e-mails corporativos sem nenhuma dificuldade!

E aí? Qual é sua maior dificuldade na hora de escrever um e-mail? Conte para mim aqui nos comentários!